Sistema de Gestión Dual
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- Escrito por Market-Ing
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MI-OS.
MI-OS ha sido desarrollada específicamente por Market-Ing, con base en las mejores prácticas de gestión y de alta dirección empresariales.
MI-OS es altamente compatible con la mayoría de los sistemas de gestión de la calidad, se fundamenta en los principios de management desarrollados por Peter Drucker, está alineada con la filosofía Toyota (Toyota Way), mantiene en aplicación algunos valiosos requisitos de la norma ISO 9001:2008 y cumple rigurosamente con todos los requisitos de ISO 9001:2015.
MI-OS permite estructurar, diseñar, controlar, planear, todas las actividades organizacionales partiendo de sus procesos básicos.
Implica visualizar y manejar los negocios desde un punto de vista "sistémico", donde todos los componentes de una organización (comenzando por sus integrantes humanos) están estrechamente interrelacionados.
MI-OS permite conceptualizar los procesos que serán controlados por los sistemas de gestión, permite aplicar soluciones prediseñadas, establecer procedimientos específicos para cada empresa, que reflejen la realidad operativa de la organización y que permitan alcanzar los resultados planificados.
Permite, además, asegurarse de que el control de la operación será eficaz y eficiente, a través de sus propias herramientas de medición, análisis y mejora.
SISTEMA BÁSICO DE GESTIÓN DE PROCESOS (SBGP).
La versión más simplificada del sistema de gestión dual MI-OS permite asegurar el control eficaz/eficiente de los procesos de la organización.
El sistema básico de gestión de procesos (SBGP) incluye: Diseño del sistema de gestión de la calidad, contexto de la organización (valores, visión, misión), política de la calidad, objetivos de la calidad, proceso de negocios, procesos operativos, organigrama, tablero de control directivo, seis procedimientos de gestión, dos procedimientos operativos, metodología de revisión por la dirección, planes de acción correctiva/preventiva, 32 horas de capacitación en las instalaciones de la organización.
LA DURACIÓN DEL PROYECTO ES DE 4 SEMANAS Y LA INVERSIÓN TOTAL ES DE $36,000 NETOS.
CULTURA DE GESTIÓN DE CLASE MUNDIAL.
Ningún sistema de gestión funcionará de manera satisfactoria, si la cultura de la organización no se orienta hacia la excelencia: Excelencia personal, excelencia profesional, excelencia de equipo y excelencia organizacional.
El compromiso auténtico de la alta dirección con sus propios valores organizacionales, un verdadero liderazgo de equipo donde los responsables de los procesos cuenten con la autoridad para ejercer su responsabilidad, la apertura de la organización para resolver problemas con una crítica leal, abierta, directa, transparente, el trabajar con un método científico que permita validar los modelos de negocios con la realidad, auto-disciplina para cumplir los compromisos establecidos de manera personal, el riguroso respeto de la ley sin el cual no es posible control de procesos alguno y, tal vez lo más importante y complicado, ACTUAR para resolver problemas de una manera sistemática y eficiente. Esta es la Cultura MI-OS.
MI-OS se apoya en un programa de capacitación integral, que permite fortalecer las siguientes competencias de todo el personal de la organización:
- Humanas.
- Gestión.
- Estratégicas.
- Comerciales.
- Mercadológicas.
- Técnicas.
SISTEMA DE GESTIÓN DE ALTO RENDIMIENTO.
La metodología MI-OS permite desarrollar y aplicar las siguientes técnicas de alto rendimiento:
- Fundamentos para diseñar un sistema de gestión de la calidad dual, conforme con los requisitos de ISO 9001:2015 e ISO 9001:2008, apoyándose en la metodología propietaria MI-OS. Para empresas ya certificadas, esto les permitirá migrar a ISO 9001:2015 de una manera rápida, económica y flexible.
- Principios de la ingeniería de control de procesos, herramienta fundamental en la aplicación de los sistemas de gestión.
- Enfoque a procesos, en correlación con la metodología de mejora continua PHVA, como requisitos básicos para dirigir y controlar una organización de una manera eficaz y eficiente.
- Diagramas de procesos FEASR, proceso de negocios, procesos operativos primarios, estructura organizacional, aplicables en las organizaciones eficientes.
- Definición y aplicación del contexto de la organización, las partes interesadas, la planificación de la gestión, la planificación estratégica, la planificación y control de operaciones, así como el pensamiento basado en riesgos.
- Sólidas bases para el diseño de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, el manual de la calidad, los procedimientos de gestión, control de los documentos, control de los registros, auditoría interna, control de salidas no conformes, acción correctiva, acción preventiva, así como los procedimientos operativos aplicables en cada organización.
- Metodología prediseñada, para ser aplicada, con ligeras adaptaciones, en cualquier organización. Las normas ISO manejan requisitos genéricos, mientras que MI-OS proporciona soluciones específicas.
- Mecanismos de medición, análisis y mejora para los procesos de la organización, partiendo de los requisitos establecidos para la evaluación del desempeño, la satisfacción del cliente, seguimiento y medición de los procesos, producto y servicios, aplicando las herramientas de mejora continua tales como auditoría interna, acciones correctivas y acciones preventivas.
- Asegurar que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar su satisfacción, utilizando los siguientes instrumentos: Procesos relacionados con el cliente, junta de operación diaria, junta de ventas, evaluación de satisfacción del cliente, revisiones por la dirección, planificación estratégica, metodología de resolución de quejas de clientes y coordinación de auditorías de clientes.
- Elaboración de instrumentos de evaluación del desempeño de los procesos y del personal de la organización, a partir de los objetivos de la calidad y diseñando los indicadores de desempeño, el tablero de control directivo, los perfiles y descripciones de puestos, así como las evaluaciones de desempeño.
- Metodología de planificación estratégica, recomendada a aplicarse una vez por año, incluyendo evaluación estratégica por la dirección, reportes anuales de desempeño para cada uno de los procesos primarios, elaboración y revisión de presupuestos, revisión de objetivos e indicadores de desempeño, análisis FODA y definición de planes de acción correctiva y preventiva, para resolver las no conformidades y no conformidades potenciales identificadas.
- Asegurar que la organización cuente con los sistemas de información requeridos para operar de manera eficiente, con instrumentos aplicables a la gestión de la cadena de suministro (ERP), gestión comercial (CRM), gestión de la calidad (SGC), entre otros.
- Mediante los instrumentos de medición, análisis y mejora establecidos para la organización, asegurar la mejora continua del sistema de gestión, aplicando una metodología eficaz de control de procesos.
- Un sólido paquete de soluciones de gestión (70 documentos entregables), desarrolladas mediante una amplia experiencia en gestión empresarial de clase mundial, el cual permite traducir los beneficios de la metodología MI-OS en resultados tangibles de manera inmediata.
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DUAL MI-OS
Proyectos de Mejora
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- Escrito por Market-Ing
Cuando se identifica algún proceso en situación crítica dentro de la organización, se recomienda trabajar bajo el concepto de Proyecto de Mejora, que incluye la evaluación del proceso en cuestión (evaluación estratégica de resultados históricos, tendencias de desempeño, fortalezas y debilidades, cultura organizacional, clima laboral, habilidades y competencias, entre otras), sesiones de trabajo en equipo, compromisos específicos de corto, mediano y largo plazo, planes de trabajo y una evaluación periódica del cumplimiento de los compromisos establecidos.
El responsable del proceso en cuestión selecciona al coordinador del proyecto, quién a su vez formará el equipo de trabajo, solicitará el apoyo y la autorización de la alta dirección, recopilará la información relevante, establecerá las fechas de realización, convocará a los participantes, conducirá las sesiones de trabajo en equipo, preparará las minutas y dará seguimiento a las actividades comprometidas.
El coordinador del proyecto solicitará a los directivos y a los otros integrantes del equipo de trabajo que respondan a las evaluaciones de cultura organizacional, clima laboral, factores de competitividad (fortalezas y debilidades), entre otras, las cuales son preparadas por el coordinador del proyecto para evaluar específicamente al proceso seleccionado. Los resultados de las evaluaciones deberán de estar disponibles con suficiente anticipación a la iniciación del Proyecto de Mejora, ya que dichas evaluaciones, específicamente la identificación de las principales debilidades de la organización, serán fundamentales para el establecimiento del plan de trabajo.
DEBILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
La duración de las sesiones de trabajo en equipo dependerá de la complejidad del proyecto, aunque en la mayoría de los casos se recomienda invertir, al menos, 2 o 3 días completos de trabajo en equipo. Las sesiones son de tiempo completo y deberá de buscarse una inmersión total de los participantes, sin distracciones que puedan afectar el rendimiento del equipo. En ocasiones deberá de considerarse el asignar horas extras de trabajo, para así asegurar que los objetivos del proyecto se cumplan cabalmente.
Al inicio de las sesiones de trabajo en equipo, el coordinador del proyecto realizará la presentación de los objetivos, los resultados de las evaluaciones aplicadas, así como las bases de la metodología que será utilizada durante el proyecto.
Con base al análisis de las debilidades del proceso en cuestión, el equipo establecerá las áreas de oportunidad sobre las cuales se trabajará, agrupando los parámetros calificados como “DEBILIDADES” en grandes temas, que no deberán exceder de 10 categorías.
Los temas seleccionados se califican de acuerdo con su importancia y complejidad, con el fin de establecer una secuencia tentativa de atención y trabajo. Sobre estos grandes temas se trabajará durante todo el tiempo asignado para sesiones de trabajo en equipo.
El equipo decidirá la secuencia de trabajo, aplicando su propio criterio sobre los resultados del análisis de importancia-complejidad. Sin embargo, por cuestiones de eficiencia, se recomienda trabajar de forma prioritaria sobre los temas de mayor importancia y trabajar sobre los temas más complejos cuando el grupo se encuentre en sus máximos niveles de concentración y energía, normalmente durante los primeros días de trabajo en equipo, durante las sesiones matutinas o alternando la secuencia dependiendo de cómo se encuentre el ánimo del equipo en ese momento en particular.
ANÁLISIS IMPORTANCIA-COMPLEJIDAD
Al concluir las sesiones de trabajo en equipo, el coordinador del proyecto revisará y confirmará los compromisos establecidos por cada uno de los participantes, a los cuales se les dará seguimiento en reuniones periódicas, con una frecuencia a determinarse con base al tiempo requerido para completar las actividades establecidas. Una vez que todas las actividades comprometidas hayan sido debidamente concluidas y aprobadas por el equipo de trabajo, el coordinador del proyecto dará por terminado el Proyecto de Mejora.
ISO 9001
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- Escrito por Market-Ing
No existe la menor duda de que la familia de normas ISO 9001 establece los lineamientos de gestión más utilizados actualmente en el mundo, con excelentes resultados y con el mayor número de empresas certificadas.
La última versión es la norma ISO 9001:2015 y su aplicación rigurosa permitirá mejorar significativamente el funcionamiento de organizaciones diversas en todo el mundo.
EVOLUCIÓN DE LA NORMA ISO 9001
A pesar de que la aplicación de la norma ISO 9001 ha demostrado ser el instrumento más poderoso para la gestión de empresas de clase mundial, en todos sus tamaños (pequeñas, medianas, grandes), la mayoría de los empresarios mexicanos se resiste a aplicarla de manera rigurosa. ¿Por qué? ¿no se adapta a nuestra cultura? ¿es muy complicado utilizarla? ¿es mera burocracia?
La aplicación rigurosa de la norma ISO 9001 tiene un fuerte impacto en los resultados de las empresas, porque permite controlar estrictamente los procesos organizacionales y sirve también como plataforma para una planeación estratégica eficiente.
El nombre del juego es "DISCIPLINA", que debe aplicarse a todos los niveles de la empresa comenzando por la alta dirección. Trabajando con una organización disciplinada se logran resultados impresionantes. Como una referencia, el número de certificaciones en sistemas ISO 9001 (2007-2011) se incrementó 84% en Brasil, 41% en Colombia y solo 17% en México. Durante el mismo período, la economía Brasileña creció 81%, la Colombiana 62% y la Mexicana solo 12%. ¿Coincidencia? Ahí quedan las cifras.
Las metodologías de planeación, medición, análisis y mejora que establece la norma tienen su fundamento en la ingeniería de control de procesos, que funciona mediante la metodología proceso-medición-controlador, señal de control (set-point)-señal corregida-señal de salida.
Un sistema de control automático no tiene la opción de desviarse de forma voluntaria de sus acciones de control. Por su parte, un sistema de gestión de la calidad, que funciona con base a procesos altamente humanos, deberá de trabajar también de manera disciplinada para que funcione de manera eficaz y eficiente.
INGENIERÍA DE CONTROL DE PROCESOS
Siendo la ingeniería de procesos el fundamento científico del sistema de gestión, es un gran acierto de ISO 9001 reforzar la importancia del enfoque basado en procesos. Este apartado contiene ahora diez requisitos esenciales que exigen un mayor control en cuanto a las entradas, salidas, recursos necesarios, actividades de transformación, secuencia e interacción, indicadores de desempeño, asignación de responsabilidades y autoridades, métodos de vigilancia, medición y evaluación, oportunidades de mejora, así como riesgos y oportunidades.
Uno de los grandes aciertos de la nueva versión es el incorporar la planificación estratégica como parte del sistema de gestión, analizando en esta actividad las no conformidades potenciales (pensamiento basado en riesgos) y generando a partir de ellas los planes de acción preventiva. Esto permitirá un análisis de las no conformidades potenciales sobre bases más sólidas, establecer planes de acción preventiva más eficaces y darles un seguimiento sistemático en foros específicos diseñados para este propósito.
Los Principios de la Calidad, establecidos específicamente por la norma ISO 9001:2015, son los siguientes:
- Enfoque al cliente.
- Liderazgo.
- Participación del personal.
- Enfoque basado en procesos.
- Mejora.
- Toma de decisiones basada en la evidencia.
- Gestión de las relaciones
Todo parece indicar que ha llegado el momento de que las pequeñas y medianas empresas, sobre todo en los países en desarrollo, tengan que cambiar drásticamente su cultura de negocios y que sea esto, precisamente, lo que ISO 9001:2015 pretende provocar. El reto es formidable, fascinante y bienvenido.